8 đặc điểm của việc ra quyết định quản trị

Lãnh đạo là một vai trò phức tạp, đòi hỏi kỹ năng đánh giá và đưa ra chiến lược hành động phù hợp. Để hướng dẫn đội nhóm tốt hơn, nhà lãnh đạo phải nhận thức được điều gì cấu thành các quyết định hiệu quả – cũng như những nguyên tắc cần ghi nhớ để vượt qua những “cạm bẫy” tiềm ẩn khi lên chiến lược. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nghiên cứu tổng quan về các đặc điểm của việc ra quyết định quản trị – cùng một số “mẹo” giúp cấp quản lý cải thiện năng lực đề xuất các giải pháp sáng suốt hơn.

Tóm tắt nội dung chính

• Quá trình ra quyết định quản trị đòi hỏi thực hành tư duy phân tích, lập kế hoạch chiến lược, đánh giá rủi ro, kế hoạch dự phòng, hợp tác, giao tiếp, cam kết thực hiện và phản ánh.
• Nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu, tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng, thu thập góp ý từ nhiều nguồn, giao tiếp cởi mở và cân nhắc đến tác động lâu dài.
• Coaching đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình này; qua đó, nhà lãnh đạo sẽ có thể phát huy chuyên môn cá nhân, khuyến khích một môi trường hợp tác – nơi cá nhân và đội nhóm được trang bị tốt nhất để thể hiện trọn vẹn tiềm năng của mình.

8 đặc điểm của việc ra quyết định quản trị

1. Tư duy phân tích

Quá trình ra quyết định đòi hỏi phải xem xét cẩn thận các sự kiện và phương án hiện có. Điều quan trọng đối với cấp quản lý là xác định và loại bỏ những “thành kiến” tiềm ẩn – cũng như hình dung trước kết quả lâu dài, để bất kỳ hành động nào được thực hiện hôm nay đều phù hợp với mục tiêu của tổ chức trong tương lai.

Ví dụ, giả sử bạn phải quyết định giữa hai dự án tiềm năng. Một mang lại rất nhiều doanh thu ở giai đoạn đầu – nhưng có thể dẫn đến những khoản lỗ lớn hơn về sau. Dự án còn lại đòi hỏi một khoản đầu tư lớn và có thể không mang lại lợi nhuận ngay lập tức, nhưng sẽ sinh lãi nhiều hơn theo thời gian. Trong trường hợp này, tư duy phân tích và phản biện là chìa khóa để đưa ra quyết định đúng đắn.

2. Kế hoạch chiến lược

Sau khi tất cả dữ liệu được tính đến, nhà lãnh đạo cần phát triển một kế hoạch hành động toàn diện từng bước – nhằm đạt được kết quả mong muốn. Quá trình này đòi hỏi xác định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, thiết lập các cột mốc quan trọng và khả thi để thực hiện mục tiêu đề ra.

Lấy ví dụ, chúng ta đặt mục tiêu giảm 5% chi phí cho toàn bộ tổ chức trong vòng một năm. Để làm được điều này, ta cần phải đưa ra một kế hoạch khả thi, với những mục tiêu rõ ràng hơn – chẳng hạn như giảm chi phí đi lại trong ba tháng tới, tìm kiếm các nhà cung cấp vật liệu tiết kiệm chi phí mới, v.v… – cũng như đánh giá tiến độ xuyên suốt quá trình thực hiện, đảm bảo rằng mục tiêu có thể đạt được.

3. Đánh giá rủi ro

Nhà lãnh đạo cũng nên nhận thức những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến bất kỳ quyết định nào họ đưa ra. Chẳng hạn, nếu một dự án nhất định có tỷ lệ rủi ro cao, tốt hơn là nên tìm kiếm một phương pháp thay thế. Vì vậy, hãy luôn cân nhắc ưu – nhược điểm của từng hành động – và đánh giá các mối nguy tiềm ẩn trước khi đưa ra bất kỳ kết luận nào.

Bây giờ, hãy thử hình dung bạn đang cân nhắc một dự án kinh doanh mới. Hãy tự hỏi mình những câu như sau:

• Dự án này có đáng để mạo hiểm không?
• Có bất kỳ mối đe dọa bên ngoài nào có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng không?
• Kết quả tiềm năng nếu thành công là gì?
• vân vân.

Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn, giảm thiểu nguy cơ thất bại.

Đọc thêm: 200 câu hỏi về bản thân theo chủ đề – Hành trang tự vấn mỗi ngày

4. Kế hoạch dự phòng

Đặc điểm của việc ra quyết định quản trị

Không có gì đảm bảo rằng bất kỳ chiến lược nào bạn thực hiện sẽ tỏ ra đúng đắn. Ngay cả khi phân tích kỹ lưỡng, rủi ro vẫn tồn tại – và do đó, hãy luôn xác định trước các giải pháp thay thế, ngay cả khi bạn không muốn như vậy. Lập ra một danh sách các vấn đề tiềm ẩn và phương án giải quyết – để bạn sẵn sàng xoay sở khi tình thế bắt buộc.

Giả sử nhóm của bạn được giao nhiệm vụ tăng mức độ tương tác của khách hàng trong quý tới. Giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới là một cách; tuy nhiên, nếu phương án này không hiệu quả, thì việc có một kế hoạch dự phòng (vd: tổ chức một chiến dịch tiếp thị nội dung hoặc chạy quảng cáo) có thể tạo ra sự khác biệt.

5. Nỗ lực hợp tác

Ra quyết định là một công việc đòi hỏi sự tham gia của tập thể. Mặc dù việc tự mình đưa ra các giải pháp có thể nghe rất hấp dẫn, nhưng sẽ khôn ngoan hơn nếu cấp quản lý dành thời gian tham khảo ý kiến và quan điểm của người khác – cũng như khuyến khích các thành viên công ty tham gia vào quá trình này bất cứ khi nào có thể. Điều này sẽ cho phép ta lắng nghe nhiều quan điểm khác nhau, hỗ trợ xây dựng chiến lược hiệu quả hơn.

Ví dụ: nếu bạn đang xem xét triển khai một chiến dịch quảng cáo, hãy hỏi các thành viên trong nhóm xem họ nghĩ có thể cải thiện khía cạnh gì – hoặc kênh nào sẽ phát huy tác dụng tốt nhất cho đối tượng mục tiêu. Bằng cách này, bạn sẽ có nhiều cách tiếp cận để lựa chọn – và sẽ có thể đưa ra một kế hoạch toàn diện nhất có thể.

Đọc thêm: Kỹ năng làm việc nhóm – Định nghĩa, Ví dụ & Cách cải thiện

6. Giao tiếp

Một nhà lãnh đạo tài năng phải luôn đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nắm thông tin về các vấn đề đang diễn ra trong doanh nghiệp. Từ các thành viên công ty đến khách hàng và đối tác, điều quan trọng là phải cung cấp thông tin cập nhật kịp thời về tiến độ – cũng như sẵn sàng thảo luận về bất kỳ vấn đề hoặc thách thức tiềm ẩn nào.

Giao tiếp thường xuyên là chìa khóa để nuôi dưỡng lòng tin giữa những người có liên quan – cũng như sẽ tạo tiền đề cộng tác dễ dàng và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

7. Cam kết thực hiện

Đặc điểm của việc ra quyết định quản trị

Một khi đã vạch ra chiến lược, bạn phải hết lòng cam kết thực hiện chiến lược đó. Điều này đòi hỏi sự chú tâm và tập trung vào từng bước của quy trình, từ xác định mục tiêu đến theo dõi tiến độ – đảm bảo tất cả các bên liên quan đều thống nhất với nhau.

Trong quá trình này, cấp lãnh đạo cần luôn cởi mở và sẵn sàng thay đổi khi cần thiết – đây là yếu tố tối quan trọng, có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Chẳng hạn, nếu kết quả ban đầu của một chiến dịch tiếp thị không như mong đợi, đừng ngần ngại thay đổi hướng đi và thử một hướng tiếp cận mới.

8. Suy ngẫm & đánh giá lại

Một nguyên tắc chung cho nhà lãnh đạo là liên tục suy ngẫm về các quyết định và chiến lược đã thực hiện. Việc này sẽ giúp ta luôn ghi nhớ các mục đích ban đầu, đánh giá xem liệu ta đã đáp ứng được những mục tiêu đó chưa. Qua đó, ta có được bức tranh rõ ràng hơn về những gì đã diễn ra tốt đẹp – và những điểm cải tiến có thể được thực hiện trong tương lai.

Khi một sáng kiến đã được thực thi, hãy dành thời gian để suy ngẫm và tự hỏi mình những câu hỏi như:

• Kỳ vọng của tôi có thực tế không?
• Tôi có thể làm gì khác đi?
• Quyết định của tôi có hợp lý không?
• vân vân.

Quá trình này sẽ mang đến cho bạn những hiểu biết vô giá – làm nền tảng cho các quyết định sáng suốt hơn trong tương lai.

Đặc điểm của việc ra quyết định quản trị

Hướng dẫn đưa ra quyết định quản trị cho nhà lãnh đạo

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, hãy đảm bảo đặt ra mục tiêu rõ ràng – cũng như xác định rõ thành quả bạn nhắm tới. Việc này sẽ cung cấp một “khuôn khổ” cho từng hành động, giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp.
• Dành thời gian nghiên cứu: Dành thời gian để phân tích dữ liệu, trao đổi với các bên liên quan và xem xét các phương pháp thực hành tân tiến nhất. Càng nhiều thông tin, bạn càng được trang bị tốt hơn để đưa ra kế hoạch hành động sáng suốt.
• Nhận phản hồi từ nhiều nguồn: Nhà lãnh đạo cần không ngừng khuyến khích các thành viên trong nhóm và các bên liên quan góp ý và cung cấp thông tin đầu vào – điều này sẽ mở ra những hướng suy nghĩ mới mà trước đây họ có thể chưa từng xem xét.
• Giao tiếp sớm và thường xuyên: Giao tiếp nhất quán là yêu cầu cần thiết để nuôi dưỡng lòng tin giữa các bên liên quan. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin về tiến độ, cũng như sẵn sàng thảo luận về bất kỳ vấn đề hoặc thách thức tiềm ẩn nào.
• Suy nghĩ dài hạn: Rất dễ để chúng ta bị cuốn vào những lợi ích ngắn hạn – nhưng chính điều này thường dẫn đến những quyết định sai lầm. Thay vào đó, hãy cố gắng suy nghĩ dài hạn bằng cách xem xét không chỉ những tác động tức thời – mà cả những hậu quả tiềm ẩn của từng quyết định đưa ra.

Coaching: Chìa khóa quyết định thành công khi ra quyết định quản trị

Cốt lõi của việc ra quyết định thành công là sự hiểu biết và công nhận tầm quan trọng của coaching. Huấn luyện (coaching) cho phép các nhà lãnh đạo phát triển hiểu biết và kỹ năng chuyên môn của họ, đồng thời thúc đẩy các bên liên quan tự mình đưa ra giải pháp cho vấn đề. Đây là một công cụ mạnh mẽ – đã được chứng minh về hiệu quả khai phá tiềm năng, “phá vỡ” các rào cản và mang lại kết quả chuyển đổi cho doanh nghiệp.

Coaching không chỉ dừng lại ở cấp độ cá nhân – mà còn có thể được áp dụng cho đội nhóm, phòng ban và thậm chí toàn bộ tổ chức. Bằng cách xây dựng một nền văn hóa huấn luyện khuyến khích sự hợp tác, sáng tạo và khám phá, nhà lãnh đạo sẽ có cơ hội đáng kể để khai phá tiềm năng thực sự của doanh nghiệp.

Đặc điểm của việc ra quyết định quản trị

Lời kết

Ra quyết định thành công không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nắm bắt thong tin hay đưa ra các giải pháp sáng suốt – mà còn đòi hỏi sự can đảm và niềm tin để hành động, ngay cả khi cảm thấy khó khăn. Qua việc nghiên cứu các đặc điểm của việc ra quyết định và hướng dẫn trên đây, nhà lãnh đạo sẽ có thể cải thiện đáng kể khả năng lập chiến lược mang lại kết quả lâu dài.

Có thể bạn quan tâm:

• Quy tắc 10x (10x Thinking): Bí mật phát triển đột phá
• Lãnh đạo chuyển đổi: Phong cách quản lý của thời đại
• Binh pháp Tôn Tử: Ứng dụng trong kinh doanh, quản trị & cuộc sống
• Hạnh phúc trong công việc: 8 bí quyết thực hành
• DISC là gì? Sơ lược về bài trắc nghiệm tính cách DISC